一、7天之內(nèi)了解工廠生產(chǎn)的產(chǎn)品。
包括它的外觀，質(zhì)地，特性，優(yōu)點(diǎn)，缺點(diǎn)，用途。雖然跟單文員不屬于工程技術(shù)人員，似乎不需要對(duì)產(chǎn)品有更多的了解。其實(shí)不然。首先，在與客戶溝通時(shí)，如果你對(duì)產(chǎn)品只一知半解，那么客戶對(duì)你的信任度會(huì)大打折扣，甚至?xí)岩赡愕墓ぷ髂芰?。?dāng)客戶向你咨詢時(shí)，你也只能支支吾吾，或者老是去向技術(shù)人員打聽，客戶不可能放心的把訂單交給你去做。也沒有任何優(yōu)勢(shì)吸引客戶向你下單。
跟單人員的雖然不是官，但是他的門禁權(quán)限卻很廣，他可以進(jìn)出多個(gè)部門，這就給我們學(xué)習(xí)新產(chǎn)品提供了便利的渠道，只要你不怕苦，不怕累，勤下車間，不恥下問，沒有學(xué)不會(huì)的東西。紡粘無(wú)紡布，熔噴無(wú)紡布等，相信很快會(huì)被我熟知并熟練的運(yùn)用。
二、在最短的時(shí)間內(nèi)弄懂生產(chǎn)過程及工藝。
剛開始，一般人會(huì)認(rèn)為跟單文員只需知道生產(chǎn)訂單的進(jìn)度就可以了，好像白領(lǐng)一樣，坐在辦公室，打著電話，發(fā)著email就可以掌控一切。
一個(gè)優(yōu)秀的跟單人員，會(huì)非常熟悉產(chǎn)品的工藝流程，生產(chǎn)一定數(shù)量的產(chǎn)品所需要的生產(chǎn)時(shí)間。會(huì)親自進(jìn)車間察看大貨的進(jìn)度。當(dāng)積累經(jīng)驗(yàn)久了，無(wú)論是工藝還是貨期你都可以直接回復(fù)客戶。
三、熟悉各部門的工作流程，按照公司的規(guī)定來辦事。
每一個(gè)公司都有自己的工作模式。如果每個(gè)人都按照自己的流程來進(jìn)行工作，那么將會(huì)導(dǎo)致公司秩序的混亂，各個(gè)部門的工作也會(huì)受阻。嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致公司蒙受經(jīng)濟(jì)及名譽(yù)上的損失。比如說，公司規(guī)定收到客戶訂單需要經(jīng)理部門簽名確定。有一天，跟單員張三收到編號(hào)為a-001產(chǎn)品的訂單，當(dāng)時(shí)經(jīng)理部門正在討論產(chǎn)品調(diào)價(jià)的問題。下面的文員還沒得到具體的通知。這時(shí)，張三，直接將訂單發(fā)給生產(chǎn)線，催促生產(chǎn)。
沒有給經(jīng)理確認(rèn)，而此時(shí)，a-001的產(chǎn)品因?yàn)樵牧蠞q價(jià)的問題需要漲價(jià)。但大貨已經(jīng)在生產(chǎn)了，張三跟客戶多次協(xié)商價(jià)格都調(diào)不上來。如果這時(shí)停止生產(chǎn)，那么那些半成品都會(huì)變?yōu)閺U品。如果讓大貨完成而不運(yùn)送給客戶，那你就違了約，且失去了信譽(yù)。最后只能虧本賣給了客戶。這樣就直接造成了公司虧損。
四、了解貨物的運(yùn)輸。
出國(guó)的貨物一般通過船和飛機(jī)，國(guó)內(nèi)的貨物通過公司安排汽車或者安排物流公司運(yùn)送。在訂單完成之前，跟單文員要認(rèn)真選擇運(yùn)輸公司，并考察他的信譽(yù)度，是否有能力運(yùn)送此批貨物。欣龍公司貨物的運(yùn)送主要通過物流來完成，我會(huì)盡快熟悉這些物流公司。經(jīng)常與物流工作人員溝通，保證貨物安全準(zhǔn)時(shí)到達(dá)目的地。
五、熟悉了解客戶。對(duì)于客戶的訂購(gòu)產(chǎn)品的習(xí)性要有足夠的了解。
當(dāng)出現(xiàn)異常情況時(shí)，可以做出果斷的處理。比如說，客戶訂購(gòu)的產(chǎn)品，在外觀或者包裝上有一點(diǎn)微小的瑕疵，新來的跟單員可能會(huì)請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或者跟客戶協(xié)商是否能接受這種不達(dá)標(biāo)的產(chǎn)品，如果是一位老跟單員，可以自己做出判斷。不必勞煩他人。
六、正確對(duì)待客戶服務(wù)。
跟單文員實(shí)際上是公司和客戶之間的一個(gè)窗口。首先，你是公司的雇員，你得對(duì)公司絕對(duì)忠誠(chéng)，事事站在公司立場(chǎng)上，為公司著想。在客戶那邊，你必須堅(jiān)持"客戶是上帝"的原則。要讓客戶感覺到他是客戶，正在享受星級(jí)的服務(wù)?？蛻舨粫?huì)理會(huì)公司其他部門是怎么運(yùn)作，也不想知道更多，他只會(huì)與你聯(lián)系，了解他的訂單，了解他的貨期。所以要做一個(gè)明亮清晰的窗口，要看清事實(shí)，冷靜處理。我記得在東莞工作期間有一位同事，她總是盲目的滿足客戶的一切要求，從來不敢說"no"，根據(jù)工廠實(shí)際生產(chǎn)情況，訂單的貨期根本不能按照客戶的時(shí)間交貨，這位同事會(huì)說"ok"。
后來只好安排訂單外包出去，結(jié)果貨期和質(zhì)量都達(dá)不到要求。有時(shí)，客戶給她一個(gè)新開發(fā)項(xiàng)目，所有人都曉得這個(gè)產(chǎn)品以我們現(xiàn)在的工藝無(wú)法完成，可這位同事總說：no problem!一個(gè)新項(xiàng)目來來去去搞了兩三個(gè)月，既浪費(fèi)了時(shí)間，又得罪了客戶，最后又丟給客戶自己去找其它廠商。這時(shí)客戶時(shí)常打電話抱怨公司的服務(wù)不好，銷售人員不好。慢慢的這位客戶的訂單越來越少，最后換了供應(yīng)商。
一、熟悉公司規(guī)章制度工作流程
熟悉公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格要求自己遵守，明確相應(yīng)的操作流程和匯報(bào)審批流程，為今后順利開展工作明確方向；
二、學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，跟進(jìn)項(xiàng)目情況
學(xué)習(xí)公司現(xiàn)有項(xiàng)目資料，了解公司業(yè)務(wù)范圍和運(yùn)作模式。目前主要了解資料，了解該項(xiàng)目的具體調(diào)研情況、開發(fā)立項(xiàng)、合作模式，積極掌握項(xiàng)目跟進(jìn)程度，爭(zhēng)取盡快進(jìn)入項(xiàng)目角色，為項(xiàng)目順利進(jìn)行做好準(zhǔn)備工作；同時(shí)收集了解與行業(yè)、項(xiàng)目相關(guān)的知識(shí)信息，以便更好的補(bǔ)充完善項(xiàng)目進(jìn)度需求，在項(xiàng)目啟動(dòng)前努力補(bǔ)給做好準(zhǔn)備工作。
三、制訂學(xué)習(xí)計(jì)劃
學(xué)習(xí)，對(duì)于業(yè)務(wù)人員來說至關(guān)重要，因?yàn)樗苯雨P(guān)系到一個(gè)業(yè)務(wù)人員與時(shí)俱進(jìn)的步伐和業(yè)務(wù)方面的生命力。適時(shí)的根據(jù)需要調(diào)整學(xué)習(xí)方向，來補(bǔ)充新的能量。專業(yè)知識(shí)、綜合能力、都是我們所必須掌握的.內(nèi)容。因此在專業(yè)學(xué)習(xí)方面還希望領(lǐng)導(dǎo)多多給與我支持和幫助。
四、增強(qiáng)責(zé)任感、增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)
1、增強(qiáng)責(zé)任感
古人云：“不患無(wú)策，只怕無(wú)心”責(zé)任是分內(nèi)應(yīng)做的事情，是一種客觀需要，也是一種主觀追求。有了責(zé)任心，工作起來才有激情和動(dòng)力。不講責(zé)任，不愿承擔(dān)責(zé)任，不敢承擔(dān)責(zé)任的行為，必然造成工作上敷衍了事、庸碌無(wú)為；隨心所欲、弄虛作假；明哲保身、患得患失；縮手縮腳，無(wú)所作為。所以我認(rèn)為責(zé)任心是做好工作的首要條件，一個(gè)正確的出發(fā)點(diǎn)會(huì)帶動(dòng)我們很輕松的積極向上，不斷完善自己的專業(yè)技能和工作能力。
2、增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)
眾人拾柴火焰高，在團(tuán)隊(duì)精神的作用下，團(tuán)隊(duì)成員會(huì)產(chǎn)生互相關(guān)心、互相幫助的交互行為，顯示出關(guān)心團(tuán)隊(duì)的主人翁責(zé)任感，在工作中能夠積極主動(dòng)的為團(tuán)隊(duì)服務(wù)，為團(tuán)隊(duì)補(bǔ)臺(tái)，并努力自覺地維護(hù)團(tuán)隊(duì)的集體榮譽(yù)，自覺地以團(tuán)隊(duì)的整體榮譽(yù)為重來約束自己的行為，從而成為公司自由而全面發(fā)展的動(dòng)力。在加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)的同時(shí)，需要有效溝通，只有正確了解領(lǐng)導(dǎo)意圖的時(shí)候才能正確發(fā)揮執(zhí)行力，我們應(yīng)該努力加強(qiáng)自己的這種團(tuán)隊(duì)意識(shí)，通過發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神，加強(qiáng)建設(shè)進(jìn)一步節(jié)省內(nèi)耗。
3、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)
很多時(shí)候服務(wù)意識(shí)能很好的幫助我們?nèi)チ私忭?xiàng)目情況、完善項(xiàng)目過程，這是一種積極的主管能動(dòng)性。
所有項(xiàng)目的市場(chǎng)就在我們的服務(wù)意識(shí)里，服務(wù)意識(shí)應(yīng)該在我們每一位員工心中，我們只有把服務(wù)意識(shí)轉(zhuǎn)化為具體的最佳服務(wù)，才能打動(dòng)客戶打開市場(chǎng)。同樣，不僅僅是在業(yè)務(wù)方面，很大程度上來說日常工作也是服務(wù)意識(shí)的優(yōu)先體現(xiàn)，做好各個(gè)部門的配合工作也是服務(wù)于大家、服務(wù)于自我。
一、日工作流程:
1、9:00-12:00
（1）審核出納提交的，前一天的《銷售日?qǐng)?bào)表》、《貨幣資金日?qǐng)?bào)表》、收付款單據(jù)，簽字確認(rèn)后，《貨幣資金日?qǐng)?bào)表》返還給出納，把《銷售日?qǐng)?bào)表》連同收付款單據(jù)交給會(huì)計(jì)，作賬務(wù)處理。
（2）從業(yè)務(wù)處理模塊的“經(jīng)營(yíng)歷程”，查看前一天的賬務(wù)處理情況，若有異常，詢問相關(guān)人員，了解原因，及時(shí)處理。
（3）審核各類付款單據(jù)，出具《付款傳票》。
2、13:00-18:00
（1）根據(jù)需要，在涉稅系統(tǒng)里進(jìn)行，進(jìn)貨單、銷售單、費(fèi)用單據(jù)錄入、開發(fā)票等操作。
（2）審核各類付款單據(jù)，出具《付款傳票》。
（3）查看各類明細(xì)賬，重點(diǎn)是客戶、供應(yīng)商往來帳，關(guān)注其往來情況。
①客戶：發(fā)貨、回款以及返利、運(yùn)費(fèi)、維修費(fèi)結(jié)算等情況；
②供應(yīng)商：付款、收貨以及各種返利情況，如有需要，及時(shí)查閱相關(guān)返利政策。
二、月工作計(jì)劃
月初
1、1-3日
（1）盤點(diǎn)出納現(xiàn)金及銀行存款等錢物，審核《貨幣資金旬報(bào)表》，經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤簽字后，返還給出納，上傳總公司財(cái)務(wù)。
（2）審核往來會(huì)計(jì)作出的“資金占用費(fèi)”、“行管費(fèi)”。
（3）出具相關(guān)報(bào)表，上報(bào)總公司：財(cái)務(wù)報(bào)表說明、利潤(rùn)表、資產(chǎn)負(fù)債表、商品流通費(fèi)用表、補(bǔ)充資料表、部門費(fèi)用表、其他應(yīng)收款明細(xì)表、應(yīng)收賬款明細(xì)表、其他應(yīng)付款明細(xì)表、應(yīng)付賬款明細(xì)表、財(cái)務(wù)主管月工作檢查表、資產(chǎn)及負(fù)債清查盤點(diǎn)確認(rèn)表、商品銷售情況完成對(duì)比表、商品銷售大類完成對(duì)比表、有問題商品處理表。
2、4-10日，
（1）處理涉稅事務(wù)，納稅申報(bào)，及時(shí)把繳款書交給出納，辦理稅款交付。
（2）審核往來帳會(huì)計(jì)已核對(duì)完畢的供應(yīng)商往來對(duì)賬單，若有差異，指導(dǎo)其作相應(yīng)調(diào)整。
月中
1、11日
盤點(diǎn)出納現(xiàn)金及銀行存款等錢物，審核《貨幣資金旬報(bào)表》，經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤簽字后，返還給出納，上傳總公司財(cái)務(wù)。
2、11-16日
（1）審核往來帳會(huì)計(jì)已核對(duì)完畢的供應(yīng)商往來對(duì)賬單，若有差異，指導(dǎo)其作相應(yīng)調(diào)整。
（2）審核工資表，作出“付款傳票”，并督促出納扣減員工欠款。
3、17-20日
審核往來帳會(huì)計(jì)作出的客戶機(jī)、配件盤點(diǎn)表，若有差異，詢問其原因，并指導(dǎo)其作相應(yīng)處理。
月末
4、21日
盤點(diǎn)出納現(xiàn)金及銀行存款等錢物，審核《貨幣資金旬報(bào)表》，經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤簽字后，返還給出納，上傳總公司財(cái)務(wù)。
5、21-29日
（1）審核進(jìn)銷存會(huì)計(jì)作出的外運(yùn)庫(kù)盤點(diǎn)表，若有差異，詢問原因，指導(dǎo)其作相應(yīng)的調(diào)整。
（2）對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行信用額度及賬期管理，對(duì)零星應(yīng)收款進(jìn)行核銷；對(duì)月度和季度給予客戶的返利政策進(jìn)行核對(duì)和監(jiān)督。
6、30日
（1）做好月末結(jié)賬前的準(zhǔn)備。
（2）作出本月工作總結(jié)和下月工作計(jì)劃。
一、財(cái)務(wù)部份
1、出具3月份公司報(bào)表、部門報(bào)表；
2、完成國(guó)地稅的網(wǎng)上申報(bào)；
3、完成個(gè)人所得稅的申報(bào)；
4、完成5月份資金使用計(jì)劃的報(bào)送；
5、發(fā)放3月份工資；
6、完成5月份部門工作計(jì)劃；
二、商務(wù)部分
1、配合業(yè)務(wù)部門完成采購(gòu)工作；
2、登記供應(yīng)商臺(tái)賬；
3、登記采購(gòu)合同臺(tái)賬；
4、根據(jù)到期合同支付貨款；
1、審核本分店的費(fèi)用報(bào)銷單，并對(duì)應(yīng)編制金蝶K3憑證；
2、核對(duì)本分店日收入報(bào)表；
3、各家店會(huì)計(jì)做相應(yīng)的各家憑證；
4、審核憑證；
5、根據(jù)《科目余額表》核對(duì)往來賬戶；
6、核對(duì)《銀行賬》《現(xiàn)金帳》并對(duì)應(yīng)制作付現(xiàn)憑證；
7、結(jié)轉(zhuǎn)《固定資產(chǎn)》；
8、根據(jù)收入情況，計(jì)提“營(yíng)業(yè)稅及其附加”；
9、各家店會(huì)計(jì)做相應(yīng)的各家憑證；
10、分析各費(fèi)用的比例情況：營(yíng)銷招待費(fèi)、廣告宣傳費(fèi)，是否要調(diào)整；
11、再根據(jù)《利潤(rùn)表》的情況每月計(jì)提“企業(yè)所得稅”；
12、打?。骸犊傎~》、《明細(xì)賬》、《科目余額表》、《資產(chǎn)負(fù)債表》、《利潤(rùn)表》；
13、打印憑證、打印憑證科目匯總表、打孔裝訂憑證、加蓋私章、登記《電子憑證冊(cè)》，并移送至倉(cāng)庫(kù)；
14、每月15日前，申報(bào)《個(gè)人稅》、《營(yíng)業(yè)稅》、《增值稅》、季度《企業(yè)所得稅》；
15、審核分店《發(fā)票申購(gòu)》、《發(fā)票核銷》。